Politique de confidentialité

CONCEPT — intern gebruiksklaar (versie v1.1, 24-08-2026, besluiten 62 en 63). Opgesteld op onderzoeksbasis (bronnenonderzoek Belgisch/EU-recht); formele externe juridische toetsing heeft nog niet plaatsgevonden en volgt optioneel op een later moment.

Privacyverklaring — Noon Coffee Company BV

Laatst bijgewerkt: 24-08-2026

Noon Coffee Company BV (hierna "Noon", "wij", "ons" of "onze") hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en de eerbiediging van uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrond, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u hebt.

Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening aan ondernemingen (B2B), onze webshop op https://nooncc.be, ons klantenportaal en alle daaraan verbonden communicatie. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, "AVG" of "GDPR") en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Onze klanten zijn ondernemingen. Onze dienstverlening richt zich uitsluitend op ondernemingen en hun professionele contactpersonen. De gegevens die wij verwerken hebben doorgaans betrekking op natuurlijke personen die binnen die ondernemingen werkzaam zijn (zoals contactpersonen, bestellers en facturatieverantwoordelijken), of, bij een eenmanszaak of zelfstandige klant, op de klant zelf. Op die natuurlijke personen is deze verklaring van toepassing.

1. Wie wij zijn (verwerkingsverantwoordelijke)

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

• Onderneming: Noon Coffee Company BV
• Ondernemings-/BTW-nummer: BE 1031.190.370
• Maatschappelijke zetel: Kruisstraat 28/1, 9930 Lievegem, België
• Algemeen e-mailadres: hello@nooncc.be
• Privacy-contact: privacy@nooncc.be
• Website: https://nooncc.be

Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij ons via privacy@nooncc.be.

Geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO). Noon heeft geen DPO aangesteld: geen van de drie cumulatieve criteria van art. 37 AVG is op Noon van toepassing. Noon is geen overheidsinstantie, onze kernactiviteit is B2B-koffieverkoop (grootschalige en stelselmatige monitoring van betrokkenen is geen kernactiviteit; het gebruik van Google Analytics 4 is daaraan ondersteunend), en wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens op grote schaal. Voor vragen over gegevensbescherming blijft privacy@nooncc.be het centrale aanspreekpunt.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken drie categorieën van persoonsgegevens: gegevens die u ons rechtstreeks bezorgt, gegevens die automatisch worden verzameld wanneer u onze website gebruikt, en gegevens die wij via derden (zoals uw werkgever of onderneming) ontvangen.

2.1 Gegevens die wij rechtstreeks van u verkrijgen

Wanneer u met ons contact opneemt, een offerte aanvraagt, een bestelling plaatst, een abonnement (Focus, Flow, Peak of Custom) afsluit, een koffiemachine koopt of in bruikleen neemt, het proefpakket of een losse koffiedoos bestelt, of anderszins met ons communiceert, verwerken wij onder meer:

• Identificatie- en contactgegevens van de zakelijke contactpersoon: naam en voornaam, functie of rol binnen de onderneming, professioneel e-mailadres, telefoonnummer.
• Ondernemingsgegevens: naam van de onderneming, ondernemings-/BTW-nummer, vestigings- en leveringsadres.
• Bestel-, leverings- en abonnementsgegevens: gekozen formule, blends (Smooth Operator, Pitch Perfect, Black Capital, inclusief eventuele decafvariant), losse koffiedozen, het proefpakket, machines, accessoires, een gekozen onderhoudscontract (met doorgifte aan onze servicepartner voor onderhoud, zie rubriek 4), volumes, leverlocaties, leverhistoriek en eventuele bijzondere instructies.
• Contract- en ondertekeningsgegevens: bij het afsluiten van een koffieabonnement, de getypte naam en functie van de ondertekenaar, een afbeelding (PNG) van die getypte handtekening, het tijdstip van ondertekening en een technische controlewaarde (hash) van het exacte, op dat ogenblik ondertekende document. Deze handtekeningafbeelding is een eenvoudige elektronische handtekening; zij bevat geen biometrisch gegeven in de zin van art. 9 AVG (er wordt geen fysiek, fysiologisch of gedragskenmerk zoals druk of schrijfsnelheid verwerkt met het oog op unieke identificatie).
• Facturatie- en betaalgegevens: facturatieadres, factuurgegevens, betaalwijze en betaalstatus. De eigenlijke betaal- en, bij domiciliëring, mandaatgegevens (zoals IBAN) worden verwerkt door onze betaaldienstverlener Mollie; zie rubriek 4.
• Klantenportaal-accountgegevens: e-mailadres en, indien u een teamlid uitnodigt, diens naam en e-mailadres, voor de aanmaak en beveiliging van uw portaalaccount.
• Communicatiegegevens: de inhoud en metadata van uw correspondentie met ons (e-mail, contactformulier, telefonisch contact, klantenservice-uitwisselingen).

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld (websitegebruik en cookies)

Wanneer u onze website bezoekt, worden bepaalde gegevens automatisch verzameld, waaronder:

• technische gegevens zoals uw IP-adres, browsertype en -versie, apparaat- en besturingssysteeminformatie;
• gebruiksgegevens zoals de bezochte pagina's, klik- en navigatiegedrag, verwijzende website, datum en tijdstip van het bezoek — uitsluitend ná uw toestemming via de cookiebanner, via Google Analytics 4 (zie rubriek 4 en 8);
• gegevens die via strikt noodzakelijke cookies worden verzameld voor de werking en beveiliging van de website en het klantenportaal (zie rubriek 8).

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, etnische afkomst, politieke opvattingen of religieuze overtuiging). Onze dienstverlening is uitsluitend gericht op ondernemingen en hun professionele contactpersonen.

2.3 Gegevens die wij via derden verkrijgen

In een zakelijke (B2B) context ontvangen wij persoonsgegevens van contactpersonen niet altijd rechtstreeks van de betrokkene zelf. Het komt voor dat wij gegevens van een contactpersoon, besteller of facturatieverantwoordelijke ontvangen via de onderneming waarvoor die persoon werkt — bijvoorbeeld doordat de inkoop- of aankoopdienst uw naam en professionele contactgegevens doorgeeft, doordat een collega die de bestelling plaatst uw gegevens invult, of doordat het Belgische ondernemingsregister (KBO) via de VIES-btw-validatie de bedrijfsnaam en het adres van uw onderneming bevestigt.

Wanneer wij persoonsgegevens op deze indirecte wijze verkrijgen, bezorgen wij de betrokkene de informatie uit deze privacyverklaring binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen één maand na verkrijging, overeenkomstig artikel 14 AVG, of eerder indien wij met de betrokkene communiceren of de gegevens aan een derde verstrekken.

3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, telkens op basis van een geldige rechtsgrond onder de AVG. Omdat de precieze rechtsgrond voor bestelling en portaalgebruik afhangt van of u zelf, dan wel de vennootschap waarvoor u werkt, onze contractpartij is, maken wij dat onderscheid hieronder uitdrukkelijk.

3.1 Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b AVG (bestelling en portaal bij eenmanszaken en zelfstandigen)

Wanneer u zelf (als eenmanszaak of zelfstandige) de contractpartij van Noon bent, verwerken wij uw gegevens op grond van de uitvoering van de overeenkomst met u zelf, voor:

• het opmaken en opvolgen van offertes;
• het verwerken, leveren en factureren van bestellingen, abonnementen, machines, accessoires en onderhoud;
• het beheren van uw abonnement (Focus, Flow, Peak, Custom), de leveringen en uw toegang tot het klantenportaal;
• het verlenen van klantenservice en het beantwoorden van uw vragen.

3.2 Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f AVG (zakelijke contactpersonen bij een vennootschap)

Contracteert Noon met een vennootschap en treedt u op als werknemer, vertegenwoordiger of contactpersoon namens die vennootschap (bijvoorbeeld als besteller, facturatieverantwoordelijke of teamlid in het klantenportaal), dan is de vennootschap de eigenlijke contractpartij, niet u persoonlijk. Art. 6.1.b AVG is dan niet de juiste rechtsgrond voor de verwerking van úw individuele contactgegevens; wij verwerken die gegevens in dat geval op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): het aangaan, beheren en uitvoeren van de zakelijke relatie met de onderneming waarvoor u werkt (dezelfde doeleinden als in rubriek 3.1: offertes, bestellingen, facturatie, portaaltoegang en klantenservice).

Belangenafweging. Voor deze verwerking hebben wij een afweging gemaakt tussen ons belang en uw rechten en vrijheden: de verwerking blijft beperkt tot uw professionele identificatie- en contactgegevens, is noodzakelijk om de door uw werkgever bestelde diensten te kunnen leveren en factureren, houdt rechtstreeks verband met uw professionele rol, en u kunt zich hiertegen steeds verzetten (zie rubriek 7). Wij achten ons belang bij deze verwerking, gelet op de beperkte omvang en het zuiver professionele karakter ervan, niet zwaarder te wegen dan noodzakelijk en niet onevenredig ten opzichte van uw belangen.

Op dezelfde grondslag (gerechtvaardigd belang) verwerken wij daarnaast gegevens voor:

• klantbeheer en relatiebeheer: het onderhouden en verbeteren van onze zakelijke relatie, interne administratie en rapportering;
• beveiliging: het beveiligen van onze website, het klantenportaal en onze systemen, het voorkomen en opsporen van fraude en misbruik (waaronder de menselijke verificatie bij het ondertekenen van het abonnementscontract, zie rubriek 8);
• het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, onder meer met het oog op de toepasselijke verjaringstermijnen (zie de bewaartermijnen in rubriek 6).

3.3 Naleving van een wettelijke verplichting — art. 6.1.c AVG

Wij verwerken bepaalde gegevens omdat de wet ons daartoe verplicht, met name:

• het voeren van een boekhouding en het bewaren van facturen en boekhoudkundige stukken;
• het voldoen aan fiscale en btw-verplichtingen, met inbegrip van de elektronische facturatie via Peppol;
• het beantwoorden van rechtmatige verzoeken van bevoegde overheden of autoriteiten.

3.4 Toestemming — art. 6.1.a AVG (uitsluitend voor analytics)

Toestemming is bij Noon uitsluitend de rechtsgrond voor niet-strikt-noodzakelijke cookies, concreet Google Analytics 4 (zie rubriek 4 en 8). Wij plaatsen deze analytische cookies enkel na uw voorafgaande, vrije en geïnformeerde toestemming via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking, via de cookie-instellingen (rubriek 8). Verstuurt Noon in de toekomst rechtstreekse marketing per e-mail, dan gebeurt dit naar bestaande klanten op basis van gerechtvaardigd belang (rubriek 3.2) met een kosteloze uitschrijfmogelijkheid bij elke verzending (de zogenaamde "soft opt-in", art. XII.13, §1 WER), en naar prospecten uitsluitend op basis van hun voorafgaande toestemming; dat is vandaag geen actieve verwerking.

4. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit. Wij delen uw gegevens enkel met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de hierboven vermelde doeleinden, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Voor een aantal verwerkingen doen wij een beroep op gespecialiseerde dienstverleners die als verwerker optreden en de gegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies verwerken. Met elk van deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst (data processing agreement, DPA) af zoals vereist door artikel 28 AVG.

Daarnaast kunnen wij gegevens delen met:

• bevoegde overheden, toezichthouders en gerechtelijke instanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of om onze rechten te beschermen;
• professionele adviseurs (zoals advocaten, accountants of auditoren), voor zover noodzakelijk en onder vertrouwelijkheid;
• een eventuele overnemer of rechtsopvolger in het kader van een reorganisatie, fusie of overdracht van (een deel van) onze onderneming, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.

Het is ons beleid om, waar mogelijk, met verwerkers te werken die binnen de Europese Economische Ruimte (EER) hosten of verwerken; de concrete hostinglocatie van elke verwerker in bovenstaande tabel wordt intern bijgehouden in ons verwerkingsregister (rubriek 9) en op verzoek toegelicht via privacy@nooncc.be.

5. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER — Google Analytics 4

De enige vandaag gekende doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) loopt via Google Analytics 4 (GA4), uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner (rubriek 3.4 en 8).

Doorgiftegrondslag. GA4-gegevens worden verwerkt door Google Ireland Limited en kunnen daarbij doorgegeven worden naar Google LLC in de Verenigde Staten. Deze doorgifte gebeurt op grond van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework (Commission Implementing Decision (EU) 2023/1795 van 10 juli 2023, art. 45 AVG): zolang Google LLC geldig gecertificeerd is onder dit kader, vormt dat op zich een geldige doorgiftegrond, zonder dat aanvullende standaardcontractbepalingen vereist zijn.

Restrisico — lopende procedure C-703/25 P. Het Gerecht van de EU heeft dit adequaatheidsbesluit op 3 september 2025 bevestigd (zaak T-553/23, Latombe/Commissie). Tegen dat arrest loopt sinds 31 oktober 2025 een hogere voorziening bij het Hof van Justitie van de Europese Unie (zaak C-703/25 P), zonder gekende zittingsdatum. Zolang die procedure loopt, blijft het adequaatheidsbesluit onverkort geldig recht en de doorgifte dus rechtsgeldig; wij vermelden deze procedure als bestaand restrisico, omdat een eerder adequaatheidsbesluit voor gegevensdoorgifte naar de Verenigde Staten in het verleden door het Hof van Justitie is vernietigd (de "Schrems"-rechtspraak). Wij volgen deze procedure op en passen deze rubriek aan zodra het Hof van Justitie uitspraak doet.

U kunt via privacy@nooncc.be een kopie opvragen van de waarborgen waarop deze doorgifte berust.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht of toegelaten is.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden uw persoonsgegevens gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd.

7. Uw rechten als betrokkene

Onder de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie ontvangen.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren of aanvullen.
• Recht op wissing ("recht om vergeten te worden"): u kunt in bepaalde gevallen vragen om uw gegevens te wissen, behoudens wanneer wij wettelijk verplicht of gerechtigd zijn deze te bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG), waaronder de verwerking van uw zakelijke contactgegevens bedoeld in rubriek 3.2.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: voor gegevens die u zelf hebt verstrekt en die wij verwerken op basis van uw toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst, kunt u vragen deze in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of te laten doorgeven aan een derde.
• Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer een verwerking op uw toestemming berust (art. 7.3 AVG, zie rubriek 3.4), kunt u die toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
• Recht om klacht in te dienen: u hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (zie rubriek 12).

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te richten aan privacy@nooncc.be. Om uw identiteit te beschermen, kunnen wij u vragen om bijkomende informatie ter verificatie van uw identiteit. Wij beantwoorden uw verzoek binnen de wettelijke termijn van één maand, die in complexe gevallen met twee maanden kan worden verlengd; in dat geval brengen wij u daarvan op de hoogte.

De uitoefening van uw rechten is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen of het verzoek weigeren, overeenkomstig de AVG.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor alle niet-strikt-noodzakelijke cookies (vandaag uitsluitend Google Analytics 4) vragen wij vooraf uw toestemming via onze cookiebanner, conform de richtsnoeren van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Strikt noodzakelijke cookies, die vereist zijn voor de goede werking en beveiliging van de website en het klantenportaal (waaronder de authenticatiecookie van het klantenportaal en de menselijke verificatie bij het ondertekenen van het abonnementscontract), worden geplaatst zonder dat daarvoor toestemming nodig is.

Onze cookiebanner biedt twee gelijkwaardige knoppen, "alles aanvaarden" en "alles weigeren", op hetzelfde niveau, met dezelfde vormgeving en hetzelfde aantal kliks — dit is een granulaire, welbepaalde keuze omdat er vandaag exact één optionele categorie bestaat (analytics); zodra een tweede optionele categorie wordt toegevoegd, breidt de banner uit met een keuze per categorie. Er zijn geen voorafgevinkte vakjes en geen cookiewall: de website blijft in haar essentiële vorm bruikbaar, ook wanneer u niet-noodzakelijke cookies weigert.

Vandaag gebruiken wij, ná uw toestemming, Google Analytics 4 (GA4) als enige analytische meetdienst. GA4 verzamelt pseudonieme gebruiksgegevens — geen naam, e-mailadres of ander rechtstreeks identificerend gegeven — en Google bewaart die gedurende 14 maanden (rubriek 6). Vóór uw toestemming laadt er geen enkel GA4-script en wordt geen enkele GA4-cookie geplaatst. Voor de doorgifte naar de Verenigde Staten, zie rubriek 5. U trekt uw toestemming op elk moment even eenvoudig in als u ze gaf, via de link "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina. Meer details, inclusief de gebruikte cookienamen, vindt u in ons afzonderlijk cookiebeleid, beschikbaar via https://nooncc.be/cookies.

9. Verwerkingsregister

Noon houdt overeenkomstig art. 30 AVG een intern register van verwerkingsactiviteiten bij: de vrijstelling voor organisaties met minder dan 250 werknemers (art. 30, lid 5 AVG) is niet van toepassing omdat onze verwerking van klant-, bestel- en leveranciersgegevens niet incidenteel is. Dit register is een intern verantwoordingsdocument en wordt niet gepubliceerd, maar het bestaan ervan is aantoonbaar bij controle. De rechtsgronden, bewaartermijnen en verwerkers die in dit register staan, komen overeen met wat in deze privacyverklaring is beschreven.

10. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• beveiligde, versleutelde communicatie via de website en het klantenportaal (HTTPS-only);
• toegangsbeheer en een principe van minimale toegang ("need-to-know");
• afspraken met onze verwerkers over een passend beveiligingsniveau via verwerkersovereenkomsten;
• interne richtlijnen en bewustmaking rond gegevensbescherming.

Wij evalueren en actualiseren onze beveiligingsmaatregelen op regelmatige basis. Geen enkele beveiligingsmaatregel biedt echter een absolute garantie; wij streven naar een niveau van beveiliging dat in verhouding staat tot de risico's van de verwerking.

Mocht zich ondanks deze maatregelen een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) voordoen, dan handelen wij overeenkomstig de artikelen 33 en 34 AVG: wij melden de inbreuk waar vereist aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de wettelijke termijn van 72 uur na kennisname, en wij stellen de betrokkenen in kennis wanneer de inbreuk een hoog risico voor hun rechten en vrijheden inhoudt.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) en die voor u rechtsgevolgen hebben of u in aanmerkelijke mate treffen, in de zin van artikel 22 AVG.

12. Contact en toezichthoudende autoriteit

Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

• E-mail: privacy@nooncc.be
• Post: Noon Coffee Company BV, Kruisstraat 28/1, 9930 Lievegem, België

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, hebt u steeds het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. U kunt zich daarvoor wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, of — overeenkomstig artikel 77 AVG — tot de toezichthoudende autoriteit van de lidstaat van uw gewone verblijfplaats of van uw werkplek binnen de Europese Economische Ruimte.

De Belgische toezichthoudende autoriteit is:

• Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wij stellen het op prijs dat u eerst contact met ons opneemt via privacy@nooncc.be, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken vóór u een klacht indient.

13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in onze dienstverlening, in de gebruikte systemen of in de toepasselijke wetgeving. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op https://nooncc.be/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hiervan op een passende wijze informeren.

De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze verklaring vermeld. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.